Ürituse õnnestumisel on oluline osa ka korraldajal. Selleks on allolevas loetelus olulised märksõnad, mis aitavad ära hoida viimase hetke kiirustamist ja vältida muid ebaõnnestumisi.
- Teata ürituse kuupäev, asukoht ja nimetus esimesel võimalusel. Soovitavalt vähemalt pool aastat ette. Uue hooaja planeerimine käib enamjaolt detsembris.
- Saada võistluse juhend ja päevakava vähemalt 10 ööpäeva enne starti.
- Oluline info ajamõõtmislahenduse programmeerimiseks:
- Mitmest punktist ületusi (andmeid) kogume, kuhu paigaldatakse ajamõõduantennid
- Kui erinevad stardid teevad erineva arvu ületusi, siis selle täpne kirjeldus. Näide: Jooks 21 km – 4 ringi, 10 km – 2 ringi, Lapsed – 1 ring. Triatlon Pikk distants: ujumine – 2 ringi väljatulekuga, 1 vahetusala, rattasõit – 3 ringi, 2. vahetusala, jooks – 4 ringi. Lühike distants: ujumine, 1. vahetusala, rattasõit, 2. avhetusala, jooks.
- Plaan ajamõõdupunktide paigutusest.
- Järjestuse määramine. Võistlusklassid. Eriti oluline on, kui mõned grupid tuleb ebareeglipäraselt näidata koos ja mõned selle sees eraldi.
- Punktide jagunemine. Mis grupid saavad, mis järjestuses punkte. Eriti oluline, kui tuleb jagada ebareeglipäraselt mõned koos ja mõned selle sees eraldi.
- Missugused on protokollide veerupealkirjad, mida soovid näha. Ka klassikaline valik on lai: koht, koht võistlusklassis, koht riikide, klubide jm arvestuses, number, nimi, riik, klubi, tulemus, ringide arv, läbitud distants, tulemus, kaotus võitjale, kaotus eelmisele, punkte, kiirus min/km, km/h, m/s, kiireim ring, keskmine ring, viimane ring, etapi (ringi) aeg, võistkonna tulemus, võistkonna kogudistants, jne. Arvutada saab kogu seotud infot. Vaata näidiseid juba tehtud võistlustest:
- Elektri olemasolu ajamõõdupunktide juures.
- Laua kasutusvõimalus ajamõõdupunktide juures.
- Autoga juurdepääs ajamõõdupunktidele.
- Vihmakaitsevõimalus ajamõõdupunktide juures.
- Tavaliselt jagab kiibid võistlejatele korraldaja. Kiipide jagamine on 2/3 võistluse kvaliteedist! Üksik eksimus võib kasa tuua mitmetunnise viivituse tulemuste lõplikuks kinnitamiseks.
- Teavita iga võistlejat kiibi kinnitamisest ja korduvkasutatavate kiipide tagastamise vajalikkusest. Passiivse kiibi kadumise korral lisandub arvele 10 €, aktiivse kiibi kadumise korral 70 €.
- Programmi või antennide paigutustingimuste muutmine viimasel päeval või võistluse ajal suurendab ebatäpsuste tõenäosust!
- Antenniületuste minimaalne vahe on 5 sekundit. Väiksema vahemiku lugemiseks tuleb eraldi teavitada.
- Kõik antenniületused loeb masin reeglina laitmatult. Kui rada läheb üle antenni selliselt, et seda tulemust ei soovita fikseerida, siis peab see olema kogu vastava stardi ajal välja lülitatud. Samas stardis sisse ja välja lülitamine tekitab suure tõenäosusega segadust. Võimalik on kehtestada minimaalne aeg, mida ei loeta. See on 5 – 999 sekundit, mis peab olema kogu vastava võistluse ajal ühesugune ning kehtima kõikidele võrdselt. Näiteks 3 km ringi korral on 150 s aeg, mille jooksul fikseeritakse “topeltavastus”, kuid seda protokollis ei kajastata ja ringina ei loeta. Kui ajamõõdupunktis on eesmärk osadel võistlejatel aeg fikseerida ja osadel mitte, siis on segadus kindlustatud.
- Ajamõõtja teostab vajadusel pärast võistlust videosalvestuselt täiendava kontrolli oma kuludega.
- Seadme tehnilise tõrke või võistluse käigus tekkinud vigastuse korral on võib Ajamõõtja tegevuse katkestada. Võimalusel püütakse seade jooksvalt parandada või asendada. Parandatud või asendatud seade ei pruugi tagada eelhäälestamise tingimustes saadud maksimaalset kvaliteeti.